La CNIL vient de mettre en ligne des ressources pour les professionnels du secteur social et médico-social sur la durée de conservation des documents, des informations et données collectés concernant les usagers accompagnés.

A titre personnel, on peut se demander combien de temps nous devons conserver nos talons de chèque, nos déclarations d’impôts… nous devrions avoir la même démarche dans nos pratiques professionnelles.

En effet, le numérique nous incite à ne plus se poser ses questions et conserver de nombreux documents dans nos mails, nos disques durs, nos clouds et nos archives. Nous avons tort car dans la sphère professionnelle nous sommes redevables de la durée de conservation envers ceux qui nous confient leurs données, document ou informations. « Le RGPD prévoit un principe de limitation de la conservation des données personnelles à une durée nécessaire par rapport à l’objectif poursuivi, quel que soit le support utilisé (papier ou numérique) : les organismes ne peuvent les conserver sans définir en amont une durée précise de conservation ou les critères permettant de déterminer celle-ci. » – source la CNIL

La CNIL propose la mise en œuvre d’un plan d’actions en 5 étapes tous les acteurs (salariés, bénévoles, etc.) du secteur social et médico-social dans la gestion des durées de conservation des données qu’ils traitent :

Étape n° 1 : Identifier vos interlocuteurs en interne

Étape n° 2 :Comprendre les phases successives d’utilisation des données

Étape n° 3: déterminer la réglementation applicable à votre structure

Étape n° 4 : définir et appliquer la durée adéquate en lien avec les opérationnels

Étape n° 5 : assurer la continuité des procédures en interne

Besoin de ressources :

Accéder au site de la CNIL